AGGIORNAMENTO: prorogata la validità anche per il 2021
Anciveneto e Regione del Veneto hanno attivato un servizio di videoconferenza gratuito per tutti i Comuni del Veneto al fine di consentire il proseguo delle attività istituzionali a distanza.
Per i Comuni che ne avessero necessità, abbiamo predisposto uno schema di provvedimento del Sindaco per ufficializzare la possibilità di svolgere le sedute del Consiglio e della Giunta in modalità a distanza.
Potete scaricare il file editabile a questo link:
Scarica il file in formato .doc
BREVE GUIDA PRATICA PER L'UTILIZZO DELLA PIATTAFORMA:
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DOMANDE FREQUENTI:
1) È possibile registrare la seduta. Chi gestirà l’account principale fornito (quello che ha la possibilità di indire le riunioni) avrà una serie di comandi avanzati tra i quali la possibilità di registrare. Il comando si trova in basso a destra. Guida: https://support.google.com/meet/answer/9308681?hl=it
2) Non si può rendere la seduta disponibile per la visione tramite un live streaming della stessa. Il nostro consiglio è di registrare la riunione e mettere successivamente a disposizione il file alla cittadinanza.
--> APPROFONDIMENTO:
Il servizio di live streaming è disponibile, ma purtroppo solo per account della stessa organizzazione (in questo caso, tutti quelli Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.).
Di conseguenza non è possibile renderlo accessibile alla cittadinanza.
Le alternative sono, come detto, la registrazione (con messa a disposizione della cittadinanza del link al file che si crea in automatico su Google Drive al termine della seduta)
Oppure
L’utilizzo di un software gratuito (OBS, https://obsproject.com/) che cattura la schermata e permette di trasmettere in live da Youtube/Twitch/ecc.
Questa soluzione però è consigliata per utenti consapevoli, e soprattutto va fatto da un pc che abbia una buona connessione internet (che permetta sia di mantenere la linea in entrata per visualizzare la riunione, sia in uscita per consentirne lo streaming).
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REQUISITI DI BASE PER UTILIZZARE HANGHOUTS MEET:
- UN COMPUTER con microfono e telecamera
oppure
- UN TABLET con microfono e telecamera
oppure
- UNO SMARTPHONE
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STEP PER L'ORGANIZZAZIONE DELLA RIUNIONE:
Una volta aperto il calendario personale, creare un nuovo evento MEDIANTE IL PULSANTE CREA, scegliendo il giorno e l’orario desiderati per la riunione da programmare. All’interno della finestra di dialogo dell’evento, aggiungere prima la descrizione sommaria dello stesso e poi tutte le informazioni necessarie e/o accessorie.
2) Successivamente scegliere dal campo AGGIUNGI SALE LUOGO E CONFERENZE l'opzione Aggiungi conferenza (quella con il simbolo della videocamera). Il sistema genererà in automatico una scheda con descrizione azzurra: Partecipa a Hanghouts Meet, con sotto indicato un indirizzo web. Quello sarà l'indirizzo web della stanza virtuale associata all’evento che stiamo creando.
3) Lo step successivo sarà quello di aggiungere gli invitati all’evento, attraverso la scheda Aggiungi invitati, rappresentata dall'iconcina con la sagome delle persone. Successivamente, dopo aver arricchito la scheda dell'evento di ogni altra informazione utile (contenuti, allegati, mappe, ecc.) sarà necessario salvare il tutto e rispondere positivamente alla domanda che apparirà a video: 'Inviare un'email di invito agli invitati di Google Calendar?'
4) Gli invitati riceveranno automaticamente e immediatamente una email che gli permetterà di salvare nel calendario personale l'evento in questione, comprensivo del link per partecipare alla riunione in programma, di cui sopra. Successivamente, all’ora dell’evento, riceveranno sempre in automatico anche una ulteriore email di promemoria, con indicato esattamente dove cliccare per partecipare alla riunione tramite Hangouts Meet.
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COME GESTIRE LA RIUNIONE:
1) Coloro in possesso di un account Gmail verranno sempre riconosciuti dal sistema e autorizzati in automatico. Gli ospiti sprovvisti di un account di posta GSuite o Gmail, potranno comunque essere autorizzati dall'organizzatore dell'evento, al momento dell'accesso. Tuttavia, l’entrata nella stanza virtuale (virtual room) è sempre subordinata all’approvazione del creatore dell’evento.
2) Una volta che tutti gli utenti avranno raggiunto la sala virtuale sul web, si potrà iniziare il meeting, prestando le consuete attenzioni all'avvicendamento degli interventi, controllando anche lo stato dei microfoni attivi che spesso sono fonte di disturbo. A tal proposito va evidenziato come l'organizzatore dell'evento possa sempre inibire i microfoni remoti, grazie all'autorità conferitagli dal ruolo di organizzatore.
3) All’interno di Hangouts/Meet è anche possibile condividere il desktop del proprio computer, oppure una sola finestra dello stesso, ad esempio per proiettare a tutti i partecipanti delle slide o il contenuto di un documento. Per ottenere ciò, sarà sufficiente cliccare sul pulsante Presenta Ora, presente nella scheramata del meeting in basso a destra.
4) I bottoni al centro con i simboli del microfono, del telefono e della telecamera, permettono, a ogni partecipante, di mettere l’audio in stop, agganciare la chiamata e interrompere il video della propria webcam. Sono queste attività da gestire sempre con tempismo ed educazione, per consentire a tutti di dialogare senza prevaricazioni e/o confusione nella corretta alternanza che ogni meeting richiede per poter risultare efficace.
5) Sono disponibili, per gli utenti più esperti, funzionalità avanzate come la possibilità di registrare la riunione, modificare il layout della schermata e anche attivare sottotitoli automatici.
PER UNA GUIDA COMPLETA ED ESAUSTIVA RIMANDIAMO AL SEGUENTE LINK messo a disposizione dalla Regione del Veneto:
Consulta la guida completa
Per ogni altra criticità, esigenza o informazione aggiuntiva, potete contattare il numero 329/8394874 (lun-ven 08.30-13.30) o scrivere a Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.
